Nas áreas de administração e logística, existem diversas estratégias desenvolvidas com o objetivo de solucionar problemas e padronizar processos. Conhecer diferentes metodologias pode ser bastante importante para realizar uma boa gestão nos momentos de crise na empresa.
O ciclo PDCA tem foco no planejamento antecipado para que se possa executar ações com resultados previstos. Por ser uma estratégia altamente eficiente, vamos explicar como você pode aplicá-la para melhorar a gestão da sua empresa.
O que é PDCA
O ciclo PDCA é uma metodologia utilizada na elaboração de planejamento estratégico de uma empresa. O conceito foi criado na década de 1920 pelo físico, engenheiro e estatístico Walter A. Shewhart. Porém, só ganhou popularidade nos anos 1960, ao ser disseminado por William Edward Deming, um dos mais importantes teóricos da área de gestão.
PDCA é uma sigla em inglês para quatro etapas: plan, do, check, act. Ou em português: planejar, fazer, checar e agir. É uma forma eficiente de identificar problemas, elaborar soluções e corrigir processos. Assim, é possível criar estratégias com resultados previsíveis.
O PDCA está muito ligado ao controle de qualidade e à melhoria contínua. Por isso, pode ser aplicado em diversos segmentos, independente da sua escala.
Inicialmente, incorporar essa estratégia na sua empresa pode ser um desafio. Mas uma vez implantado, o ciclo PDCA torna mais fáceis os processos da organização.
Conheça 8 diferentes tipos de estoque.
Como funciona o ciclo PDCA
Veja a seguir como aplicar cada etapa dessa estratégia na prática.:
Planejar (Plan)
O planejamento é a primeira etapa do ciclo PDCA. Por ser uma metodologia que prioriza as causas em detrimento das consequências do problema, essa é a etapa mais importante. É necessário apurar e analisar informações para identificar as raízes do problema. Em seguida, é montado um plano de ação com metas claras e realistas.
O objetivo de todos os gestores que aplicam o PDCA é melhorar os seus resultados. Mas isso não significa apenas aumentar os seus lucros e ter menos atrasos no fluxo de trabalho! Esses objetivos são muito vagos e não indicam, necessariamente, que a sua estratégia de melhoria deu certo.
Você deve definir quais serão os indicadores de sucesso específicos para o seu plano de ação. Será uma redução no tempo médio de organização das mercadorias após a entrada? Ou uma redução na taxa de desperdício de materiais? Ou um aumento na taxa de produtividade por funcionário?
Saiba como a falta de logística pode prejudicar o trabalho nas indústrias.
Fazer (Do)
Na etapa de execução, são colocadas em prática todas as atividades propostas pelo plano de ação. Apresente com clareza as tarefas para todos os colaboradores envolvidos para não haver dúvidas na hora de colocar a mão na massa.
É essencial acompanhar de perto a evolução do processo a fim de garantir que o plano de ação seja seguido sistematicamente. Todos os novos prazos e fluxos de trabalho devem ser respeitados para que se possa analisar corretamente o resultado do plano de ação proposto.
Checar (Check)
A terceira etapa é centrada na avaliação. Aqui, é preciso refletir sobre os resultados obtidos e sobre como o processo ocorreu. É hora de fazer as seguintes perguntas:
- Todas as ações foram seguidas?
- Os colaboradores estavam comprometidos com a melhoria?
- Os resultados são positivos?
- Os resultados apurados são verdadeiros?
- Houve algum resultado inesperado?
- Algum fator interno ou externo influenciou o processo?
A gestão do conhecimento é muito importante para a melhoria contínua dos processos. Por isso, é importante manter o registro de todos os resultados conquistados e aprendizados adquiridos durante a aplicação do ciclo PDCA. Além de poder conferir as informações no futuro, você também deixa um legado como gestor na empresa para as pessoas que ocuparão o seu cargo no futuro.
Agir (Act)
Por fim, a etapa de ação. Depois de mapear os processos da empresa, corrigir as falhas e apurar resultados, é hora de aperfeiçoar o seu trabalho. No PDCA, agir significa padronizar os processos e aprimorar o fluxo de trabalho.
A etapa de ação fecha o ciclo e direciona novamente para a etapa de planejamento. É importante ressaltar que, a cada aplicação, obtém-se resultados diferentes, porque os problemas mudam, assim como o seu grau de complexidade. E é exatamente por isso que o PDCA é um ciclo contínuo.
Se você quer melhorar a sua gestão de logística e estoque, confira também a diferença entre as curvas 123, ABC, PQR e XYZ.