Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é uma abordagem de gestão que busca otimizar processos na empresa para obter um fluxo de trabalho mais produtivo e eficiente. Trata-se de um conjunto de práticas que oferecem mais transparência para a operação, permitem realizar um controle administrativo mais ágil e ainda reduzem os custos para a empresa.
Neste artigo, você vai descobrir como o BPM pode ajudar você a melhorar a rotina de trabalho da sua empresa para conquistar melhores resultados.
Como o BPM é aplicado em uma organização?
Existem muitas maneiras de aplicar BPM no seu modelo de negócio. A melhor forma de começar é fazendo perguntas sobre o processo para entender como as coisas acontecem dentro da empresa:
- Quais são seus objetivos?
- Qual é o fluxo do processo?
- Quem são seus clientes ou partes interessadas?
- Como medimos o sucesso?
- Quem influencia nosso processo (interno)?
- Temos lacunas ou problemas que precisam ser resolvidos, como gargalos, problemas de desempenho ou atrasos?
Em seguida, é necessário dividir diferentes processos em partes menores para identificar as falhas e encontrar pontos que podem ser aprimorados. A prioridade aqui é facilitar a análise de processos, o mapeamento de negócios e o mapeamento de dados. Outro ponto importante é que os diferentes departamentos da empresa devem trabalhar juntos para que a melhoria do processo seja bem-sucedida.
Ciclo de vida do BPM
O BPM é dividido em nove áreas de conhecimento:
- Modelagem de Processos.
- Análise de Processos.
- Desenho de Processos.
- Implementação de Processos.
- Gerenciamento do Desempenho dos Processos.
- Transformação de Processos.
- Tecnologias de Gerenciamento de Processos de Negócios.
- Organização de Gerenciamento de Processos.
- Gerenciamento de Processos Corporativos.
No entanto, para aplicar essa abordagem dentro de uma organização, é preciso utilizar uma ordem de ações interligadas ou ciclo de vida. O ciclo do Gerenciamento de Processos de Negócio possui seis etapas. Confira a seguir:
1. Planejamento e Alinhamento Estratégico
A primeira etapa do BPM inicia-se com a definição clara dos objetivos organizacionais e com o estabelecimento de uma estratégia coerente com os resultados desejados. Depois disso, é feita uma análise para verificar quais são os processos da companhia e definir quais serão os pilares do seu projeto. Por fim, são definidas as metas a serem alcançadas e o cronograma que facilitará o acompanhamento da evolução.
2. Análise de Processos
Em seguida é realizada uma análise da estrutura organizacional, tecnologia, recursos humanos e financiamento. Todos esses fatores devem ser investigados para verificar em que aspectos há possibilidades de melhoria dos processos. Assim, é possível alcançar os objetivos organizacionais definidos anteriormente.
3. Desenho de Processos
Dentro desta etapa, são determinadas as ações necessárias para a mudança dos processos da empresa e seus impactos no ambiente organizacional. É o momento de fazer simulações e protótipos com base em diferentes cenários para decidir quais transformações são adequadas para a operação da empresa. Vale destacar que nem sempre há uma solução perfeita, por isso é importante escolher o que mais atende às demandas do fluxo de trabalho.
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4. Implantação dos Processos
É hora de colocar em prática tudo o que foi definido nas etapas anteriores. Existem dois tipos de implantação de processos: sistêmica e não sistêmica. A implantação sistêmica acontece com o auxílio de tecnologias e softwares específicos. Já a implantação não sistêmica não conta com esse tipo de suporte. Independente da forma como as mudanças serão incorporadas no fluxo de trabalho, é importante reduzir ao máximo o impacto no dia a dia dos colaboradores da empresa.
5. Monitoramento dos Processos
Nenhuma ação pode de fato ser considerada uma melhoria sem o acompanhamento contínuo dos resultados. Por isso, é preciso monitorar os indicadores de desempenho dos processos para verificar se houve algum desvio. Caso os resultados esperados não sejam alcançados, é preciso rever os processos novamente.
6. Refinamento de Processos
Diante dos resultados, é necessário aprimorar os processos adotados para aumentar ainda mais a produtividade e a qualidade de vida da equipe de trabalho. Vale destacar que o refinamento das estratégias só é possível quando os resultados são positivos, por isso é importante fazer mudanças de base quando os novos processos não se encaixam de forma correta.
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