Manter a organização do estoque é fundamental para manter em ordem todo o funcionamento da empresa. Por meio de uma estrutura eficiente e ordenada é possível ter processos otimizados e impactar do trabalho de seus funcionários e administração da empresa até a experiência do cliente. Uma forma de ter domínio sobre seus processos e mercadorias é através do inventário. Esta prática ajuda na gestão e controle do seu estoque. Quer entender mais sobre o assunto e começar a aplicar no seu negócio? Neste texto vamos falar tudo que você precisa saber sobre inventário. Acompanhe a leitura!
O que é inventário de estoque e para que serve
Realizar o inventário do seu estoque nada mais é do preparar uma listagem de todos os itens que você possui em estocagem. Na conta do inventário entram tanto os produtos e matérias-primas existentes na sede da empresa quanto em outros lugares de armazenamento.
Na execução do inventário, os artigos são classificados, contados e identificados. Esse processo serve como uma forma de verificação de estoque, ou seja, permite com que você saiba exatamente tudo o que há dentro do seu armazém e em que quantidade.
Com essas informações você ganha dados para gerenciar melhor seu negócio, consegue saber mais sobre as mercadorias que estão com uma saída maior e as que não tem uma demanda tão alta e, assim, realizar planejamentos futuros.
Outro ponto é que não é apenas por meio da venda de produtos que se controla um estoque, o inventário serve para descobrir e evitar falhas no sistema, além de furtos, desvios e perda de mercadorias por data de vencimento passada ou por problemas na armazenagem.
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Por que é importante realizar o inventário?
O inventário de estoque deve ser feito por todas as empresas que possuem estoque de matérias-primas ou produtos, sejam elas de grande ou pequeno porte. A realização do inventário é uma forma de contribuir para a organização do estoque e dos negócios. Ele traz diversos benefícios para sua empresa dentro desses aspectos.
1. Adequação às leis
Os inventários de estoque seguem leis e regras regulamentadas pelo Conselho Federal de Contabilidade e devem ser registrados em um livro chamado Registro de Inventário.
Se encontradas divergências entre os registros do inventário e o estoque real, ou seja, entre o estoque físico e o contábil, sua empresa poderá receber punições, como multas, que não são baratas e podem afetar negativamente as finanças.
2. Melhora o atendimento ao cliente
Sim, realizar o inventário ajuda na eficiência e melhora do atendimento ao consumidor. Isso porque a catalogação dos artigos fará com que se tenha mais controle sobre o estoque e assim evitará as chamadas rupturas, ou seja, perda de vendas por falta de produtos.
Manter o inventário em dia ajudará a evitar a frustração dos clientes ao comprarem produtos que não existem em estoque e que não serão entregues no prazo estipulado.
3. Reduz as perdas e desperdícios
Com um bom gerenciamento é possível ter controle dos números exatos do seu estoque e assim fazer a reposição de acordo com o necessário, sem que haja excedentes.
Além disso, com um estoque organizado e que passa por processos de inventário, fica mais fácil identificar se está ocorrendo perdas de variados tipos como extravios de materiais. Bem como se não está ocorrendo desperdício com o armazenamento de produtos que não tem muita demanda e estão parados no estoque.
4. Ajuda na organização financeira
O inventário faz com que você tenha um controle mais exato do seu estoque, e assim, você tem controle sobre a quantidade e variedades de produtos que possui e consegue administrar melhor as vendas.
Tendo todos esses processos nos conformes fica mais fácil administrar as finanças. Com o inventário em dia é possível se planejar melhor financeiramente sobre o andamento das vendas e reposição de mercadorias. Além disso, é possível fazer comparativos com o fluxo de caixa e com o balanço contábil.
5. Contribui para uma boa gestão de estoque
Existem diversas formas de organizar um estoque com métodos e metodologias de gestão diferenciados e que são importantíssimos para o andamento da sua empresa.
O inventário é parte fundamental desse gerenciamento, pois permite, por exemplo, manter os cadastros atualizados e identificar a hora certa de fazer reposições. Outro ponto positivo do inventário é que ele ajuda na organização do estoque, por meio da catalogação dos produtos.
6. Ajuda a identificar problemas
Uma das principais finalidades do inventário é a identificação de problemas dos mais variados tipos. É importante inventariar seu estoque para descobrir se está havendo alguns dos problemas dos itens anteriores como desvios, perdas, desperdícios, incoerências entre estoque físico e o contábil e diferenças nas finanças.
Quando o inventário deve ser realizado?
A periodicidade do inventário é variável e relativa às necessidades de cada empresa. Mas é importante dizer que é mais fácil e efetivo realizá-lo com certa constância. Quando se adota um modelo de inventário anual, por exemplo, é mais difícil ter controle sobre os dados, ainda mais se o giro de estoque for alto.
Produtos extraviados com frequência, mercadorias encalhadas, compras imprecisas e atrasos nas entregas são sinais de que está na hora de realizar o inventário do estoque.
7 tipos de inventário
O inventário de estoque pode ser realizado de diversas formas, cabe a você identificar a melhor para sua empresa. Vamos te mostrar as características dos principais tipos de inventário.
1. Inventário permanente
Este tipo de inventário é realizado de forma constante, ou seja, os registros são atualizados sempre que há uma movimentação no estoque.
2. Inventário periódico
Um inventário periódico é aquele realizado ao final de um determinado período de tempo e tem como objetivo identificar falhas humanas e obter demonstrativos financeiros.
3. Inventário rotativo
O inventário rotativo é aquele realizado em um período de tempo regular e predefinido, que pode ser diário, semanal ou mensal e geralmente é feita em um grupo específico de produtos. O intervalo de tempo irá depender da organização da empresa, do tipo de produto e do giro de estoque. Empresas com alto giro, por exemplo, podem adotar essa prática.
4. Inventário cíclico
O inventário cíclico funciona de forma semelhante com o rotativo, porém ele é mais focado em controlar as informações de estoque físico com contábil, a fim de evitar extravios e montar uma base de dados forte e segura.
5. Inventário parcial ou dinâmico
A realização de um inventário parcial e focada em apenas um tipo de produto dentro de um vasto estoque. Alguns armazéns muito grandes possuem produtos que precisam ser inventariados com mais atenção.
6. Inventário anual
Como o próprio nome diz, o inventário anual é realizado uma vez por ano, ao final do chamado ano fiscal, que vai de janeiro a dezembro, servindo como uma forma de fazer um balanço geral do ano.
7. Inventário geral
O inventário geral é a modalidade mais completa, pois contempla não apenas os produtos, mas todos os bens da empresa como maquinário, itens de almoxarifado e insumos. Serve como uma maneira de avaliar o patrimônio da empresa.
Passo a passo: como realizar um inventário
O processo eficiente de realização de um inventário deve seguir algumas etapas para ser otimizado e correto.
1. Escolha a melhor data
O primeiro passo é escolher o momento em que o inventário será realizado, ele deve ser em um horário em que haja pouca movimentação no estoque, a fim de facilitar a contagem e concentração das pessoas envolvidas.
2. Organize o espaço
O segundo passo é organizar o espaço no qual será realizado o inventário, ou seja, arrume seu estoque antes de começar a inventaria-lo. Isso ajudará na eficiência do processo, além de evitar com que as pessoas que estão realizando o processo se percam.
Confira dicas de como fazer a limpeza do seu depósito.
3. Faça o detalhamento dos produtos
Detalhar minuciosamente os produtos é uma parte muito importante do processo. Você pode anotar informações sobre cor, medida, valor, validade e classificá-los nas suas respectivas categorias. Esse processo é muito importante para diferenciar artigos semelhantes.
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4. Realize a contagem
Depois do espaço organizado e todos os produtos divididos de acordo com suas respectivas categorias é a hora de contar. A contagem é um processo manual. Você deve retirar e contar cada item de dentro de caixas e prateleiras, nas quais ficam armazenados, para assegurar que nada foi esquecido. Nessa hora, é importante que se faça também uma avaliação da qualidade das mercadorias e das condições de armazenamento.
5. Confira tudo
Reconte quantas vezes for necessário para garantir que os cálculos estejam corretos. Confira se não ocorreram erros de contagem, pois o registro incorreto de informações pode gerar problemas no gerenciamento e também com a lei.
3 dicas para um bom inventário
Existem alguns meios de deixar seu processo de inventário mais simples e eficiente.
1. Defina a periodicidade
A periodicidade do inventário varia de empresa para empresa, o recomendado é que esta não seja muito grande, ou seja, que o inventário tenha uma certa frequência. Um dos fatores que mais influencia é o giro de estoque, quanto mais alto, menor deve ser o intervalo entre um inventário e outro para que os erros sejam evitados. Mantenha seu inventário sempre atualizado!
2. Avalie os resultados e faça comparativos
Você pode usar os dados coletados no inventário para além de apenas ficar de acordo com a legislação. Avalie as informações que você obteve e faça comparativos com as que foram coletadas em inventários anteriores. Através desse processo você poderá formular estratégias para corrigir falhas identificadas e aprimorar o que está dando certo.
3. Use a tecnologia a seu favor
Embora, como você viu, o processo de contagem seja manual a gestão total do estoque e do inventário é muito mais eficiente se feita por um software. A ferramenta permite com que você já lance os dados diretamente no sistema e por meio deste é mais fácil atualizar as informações e ter acesso às antigas.
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