A gestão de estoque é uma das tarefas mais importantes e desafiadoras de qualquer empresa que possui unidades físicas. A eficiência do controle de mercadorias armazenadas tem impacto direto no sucesso de um negócio. Especialmente em um contexto de consumo crescente, gestores precisam se atualizar para atender às novas demandas do mercado.
Conhecer diferentes metodologias é essencial para uma boa gestão de estoque. Essas estratégias determinam importantes aspectos operacionais e financeiros da empresa. Escolher uma metodologia adequada permite otimizar o espaço físico do estoque, aproveitar melhor o orçamento, reduzir os desperdícios e aumentar a produtividade da equipe.
Este artigo vai ajudar você a lidar com as demandas e com a complexidade das atividades dessa área. Entenda por que a gestão de estoque é tão importante para uma empresa e conheça diferentes modelos e metodologias que você pode aplicar na sua operação.
O que é gestão de estoque?
Gestão de estoque é o controle que uma empresa tem sobre suas mercadorias, que visa a organização e compreensão de demandas. Através da gestão de estoque é que uma empresa gerencia a quantidade de produtos que possui, verificando se há excessos ou faltas.
Esse processo permite com que as empresas controlem as saídas e entradas e obtenham o equilíbrio de sua armazenagem a fim de evitar prejuízos. Por meio da gestão de estoque administra-se o que deve ser suprido, quando e em que quantidade.
Por que é importante ter uma boa gestão de estoque?
Subestimar o uso do modelo certo de gestão pode resultar em um trabalho pouco produtivo. Para ter um controle de estoque eficiente na sua empresa, é necessário adequar os processos ao seu modelo de negócio.
O gerenciamento do estoque é algo que afeta diversas áreas de uma empresa e por isso é fundamental que seja realizado de maneira correta. O setor de compras e vendas, marketing, produção, tudo é afetado pelo estoque.
A desorganização e má administração da estocagem podem gerar prejuízos aos negócios como perda de produtos, insatisfação de clientes, problemas de logística, entre outros.
Uma boa gestão de estoque ajuda nos seguintes aspectos: organizar o espaço de forma otimizada, contribui para o fluxo da produção, reduz desperdícios e perdas, gerenciamento de verba, circulação de informações nos setores e na eficiência de processos.
Por meio da gestão de estoque é possível ter controle das entradas e saídas que ocorrem na sua empresa e com isso é possível montar estratégias mais eficazes de negócios, além de melhorar a administração das compras e vendas e ajudar a manter o controle sobre o estoque mínimo.
Além disso, uma boa gestão de estoque vai manter sua empresa organizada e produtiva e ajudará a obter mais segurança no armazenamento, prezando pela qualidade dos produtos e condições de armazenagem e também evitando perdas e furtos. Conheça de forma mais aprofundada sobre a importância do controle de estoque nas empresas.
5 diferentes modelos de gestão de estoque
1. Estoque Tradicional
O modelo de estoque tradicional é bastante utilizado em empresas com demandas recorrentes. Podem ser fabricantes, atacadistas, varejistas ou revendedores com lojas físicas. O espaço de armazenamento é próximo ao local de saída, para permitir um acompanhamento de perto da movimentação.
O estoque físico é a base para armazenar mercadorias conforme os pedidos comercializados, por isso precisa ser muito bem controlado. Empresas que utilizam esse modelo geralmente investem em estoques de segurança para garantir que poderão cumprir com a demanda.
2. Estoque Compartilhado
O estoque compartilhado permite que tanto a loja física quanto o e-commerce tenham acesso ao mesmo espaço de armazenamento de mercadorias. Apesar desse modelo funcionar de forma muito parecida com o estoque tradicional, o controle de movimentação é realizado com maior complexidade.
Toda a operação da empresa precisa ser muito bem planejada e executada para que nenhum consumidor deixe de receber seus produtos. A dica aqui é investir na tecnologia. Um bom software de gestão vai ajudar você a ter as operações físicas e virtuais bem alinhadas.
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3. Estoque em Poder de Terceiros
O estoque em poder de terceiros é um modelo em que a empresa não possui o espaço físico suficiente para armazenar, manusear e processar mercadorias, por isso contrata um operador logístico.
Depois de receber e armazenar as mercadorias no estoque, o terceiro vai receber da empresa as informações necessárias para realizar os demais processos da cadeia de suprimentos. Essa pode ser uma solução bastante vantajosa para empresas que querem reduzir custos em geral. Dentro do modelo terceirizado existem duas modalidades: drop shipping e cross docking.
No drop shipping os pedidos chegam até a empresa e ela os direciona para o fornecedor, que fica responsável por realizar a entrega do produto ao consumidor final. Ao adotar esse modelo é preciso se atentar às exigências fiscais do processo para realização de negócios de acordo com a lei.
Já no cross docking a loja A não possui estoque, recebe um pedido e vende um produto. Por meio de um sistema back office o estoque de uma loja B é consultado e após a efetuação do pagamento, a loja A faz um pedido a loja B que recebe o pagamento e envia a mercadoria para a loja A, que fica encarregada de despachar a compra ao cliente final.
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4. Estoque Consignado
O estoque consignado é uma forma de aliviar os compromissos financeiros entre a empresa e seus fornecedores. É a melhor opção para empresas com baixo capital inicial, que dependem da venda para investir em novas mercadorias, e para empresas que estão estudando a demanda de seus consumidores.
Nesse modelo, o fornecedor “empresta” uma certa quantidade de mercadorias para que o lojista tente vender. Os produtos não vendidos podem ser retornados para o fornecedor, e o pagamento é acertado apenas em torno dos itens que foram vendidos. Assim, o risco de lidar com estoques parados é bem menor.
5. Estoque Híbrido
Como o próprio nome já diz, o estoque híbrido trabalha com dois ou mais modelos de estoque. Com as novas demandas do mercado, tornou-se bastante comum que empresas de diversos segmentos utilizem mais de um modelo na gestão de estoque. Nesse caso, o grande desafio é conciliar as informações de forma assertiva.
7 metodologias de gestão de estoque
Existem várias formas de se gerenciar um estoque, cada um com sua finalidade, vantagens e desvantagens. A escolha do mais adequado dependerá do que funciona melhor para sua empresa. Conheça algumas das principais formas de gerenciamento de estoque que podem ser aplicadas.
1. PEPS
PEPS é a sigla para “primeiro a entrar, primeiro a sair”. De acordo com essa metodologia, os produtos adquiridos primeiro saem do estoque antes dos que chegaram depois. Essa estratégia é ideal para produtos perecíveis, porque garante que os itens com prazo de validade mais próximo sejam vendidos primeiro.
O PEPS permite um controle melhor da validade dos produtos e ajuda a evitar o desperdício. Outra grande vantagem é a aproximação do preço de cada produto do seu custo real, uma vez que o cálculo é feito das mercadorias mais velhas para as mais novas.
2. UEPS
UEPS é a sigla para “último a entrar, primeiro a sair”. Ao contrário do PEPS, essa metodologia estabelece que o produto comprado por último é o primeiro que deve ser disponibilizado para as vendas. Essa estratégia não atende empresas que trabalham com produtos perecíveis, já que exige muita atenção quanto à rotatividade dos itens.
É importante destacar que, no UEPS, o cálculo do custo dos itens vendidos é baseado no valor dos produtos mais recentemente adicionados ao estoque. Assim, os produtos que entraram por último normalmente são mais caros.
3. Just in Time
Just in Time é uma expressão em inglês que pode ser traduzida como “no momento certo”. Esse método de gestão foi desenvolvido especialmente para reduzir custos. No Just in Time, o nível de estoque é mantido no menor estado possível para atender às demandas do mercado.
Essa metodologia exige um acompanhamento constante da movimentação do estoque para evitar a perda de boas oportunidades de negócio pela falta de produtos disponíveis. Aqui, a chave é ter um bom relacionamento com fornecedores para poder contar com agilidade na entrega dos produtos.
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4. Preço específico
O preço específico é a metodologia mais simples desta lista, indicada para produtos com poucas unidades armazenadas e grande valor agregado, como veículos, grandes máquinas e outros itens.
Para aplicar essa estratégia de forma eficiente, o gestor de estoque precisa ter condições de determinar o preço exato de cada um dos itens estocados por unidade. Assim, o processo de baixa das mercadorias vendidas acontece de acordo com o preço específico de cada produto. O valor total final do estoque é representado pela soma dos custos específicos dos itens armazenados.
5. Giro de estoque
A gestão por giro de estoque é calculada para analisar o desempenho da empresa de distribuição em um determinado período. Desse modo, é possível identificar o fluxo das mercadorias.
Para calcular o giro de estoque, é necessário avaliar a capacidade de armazenamento e a movimentação de produtos. É importante delimitar um estoque de segurança que indique o momento ideal para repor uma mercadoria. Assim, você consegue manter um estoque adequado para atender às demandas do mercado.
6. Custo médio
A metodologia de custo médio é também conhecida como Média Ponderada Móvel (MPM), que consiste no cálculo dos valores do estoque a partir dos produtos já estocados com os novos.
Soma-se o valor dos produtos velhos com os recém chegados e divide-se pelo número total de mercadorias. A quantidade obtida por meio dessa conta é o custo médio por produto, que é o valor usado no cálculo de tributação.
Com o método do custo médio, os valores do estoque são renovados sempre que chegam mercadorias novas.
7. Curva ABC
A metodologia de Curva ABC considera três fatores: faturamento, giro e lucratividade, dividido em três categorias, A, B e C. Com ela é possível otimizar as operações. Esse método também é conhecido como Curva ou Análise de Pareto e parte do princípio de que o custo total do estoque está relacionado a poucos itens.
Produtos da categoria A são aqueles que têm alta lucratividade e faturamento e um giro mediano e devem estar sempre no estoque. Os da categoria B apresentam lucratividade mediana, faturamento e giro altos e são aqueles que devem integrar a maior parte da estocagem. Já os do grupo C apresentam pouca lucratividade, giro e faturamento e são a menor parte do armazenamento.
Conheça a diferença entre as curvas 123, ABC, PQR e XYZ.
Como escolher o modelo e a metodologia de gestão para minha empresa?
Para essa pergunta não há uma resposta correta e definitiva, ela varia de acordo com as características e necessidades de cada negócio. Porém, fica claro que seguir um método de controle do seu estoque vai ajudar a manter sua empresa organizada, com processos otimizados e clientes satisfeitos. Na hora de escolher, analise com calma cada uma das opções e pense qual pode dar um melhor resultado.
Por exemplo, se você não dispõe de muito espaço, talvez a melhor solução seja um estoque terceirizado, assim como o consignado é indicado para os iniciantes. A PEPS é uma excelente ideia para pequenos negócios e empresas que lidam com produtos perecíveis. Já aqueles que não precisam se preocupar tanto com o vencimento das mercadorias podem optar pela UEPS.
Pense no que será melhor para sua empresa e nas formas como a metodologia poderá ser aplicada de maneira a contribuir com os resultados.
6 erros comuns na gestão de estoque
Assim como em outros processos, é comum que haja erros no controle de estoques. Conheça os seis erros mais comuns cometidos na gestão de estoque.
1. Utilizar métodos inadequadas
Existe uma grande variedade de métodos utilizados no mercado de gestão de estoque. Porém, nem todas serão adequadas para a sua. Por isso, é importante conhecer todas as estratégias e pensar nas demandas dos seus colaboradores para conseguir determinar o que melhor combina com o dia a dia da empresa.
2. Não cuidar do local de armazenamento
Cuidar do local de armazenamento é tão importante quanto escolher a metodologia ideal. Além de oferecer melhor qualidade de vida para os funcionários que trabalham no local, você ainda diminui o prejuízo por perda de mercadorias.
3. Não aproveitar a tecnologia
A tecnologia pode ser uma excelente aliada para a gestão de estoque. Dos softwares de gerenciamento até os equipamentos de trabalho pesado, existem muitas opções para tornar sua equipe mais produtiva. Por isso, não deixe de incorporar a tecnologia na sua gestão.
4. Deixar de realizar o inventário
O inventário é uma forma de gerenciar o estoque e conferir os dados que se tem sobre ele. Deixar de realizar o inventário pode ocasionar na perda de informações, gerar erros e fazer com que problemas passem despercebidos e outros ainda maiores apareçam. É importante manter as informações do estoque sempre atualizadas e realizar para isso um inventário de forma regular.
5. Não integrar o estoque com outros setores
Como visto anteriormente a gestão do estoque é algo que afeta diretamente vários setores da empresa, por isso é importante que haja uma integração entre eles. Por exemplo, se não houver uma boa comunicação entre o setor comercial e o estoque pode ser realizada a venda de produtos que estão em falta. Além de não ser comunicado ao setor de vendas que existe a necessidade de reposição de alguma mercadoria.
6. Comprar mercadorias em excesso
Um bom estoque deve conter a quantidade ideal de produto, nem a mais e nem a menos do que o necessário. Ao estocar mercadorias em excesso você ocupa mais espaço dentro do armazém, há uma grande chance dos produtos ficarem obsoletos e dos itens perderem a validade.
Boas práticas para uma gestão de estoque eficiente
Agora que você já sabe o que não fazer para gerir seu estoque, conheça algumas boas práticas que podem ajudar a tornar sua gestão mais eficiente.
1. Invista em um bom sistema de gestão
O principal fator para um bom funcionamento de estoque é um software de gestão eficaz. Ele vai integrar todas as áreas e processos da empresa para evitar falhas, desperdícios e otimizar os processos. O Sistema ERP é uma ótima opção de investimento, conheça mais sobre ele.
2. Tenha processos bem estruturados
Ter organização é muito importante para garantir a eficiência na sua gestão de estoque. Por isso, mantenha os dados sempre atualizados, tarefas bem definidas e os processos de abastecimento, picking e packing e inventário bem estabelecidos.
3. Conte com bons fornecedores
Outro ponto primordial para ter uma gestão de estoque eficiente é poder contar com fornecedores de confiança para abastecer seu estoque no tempo certo e com produtos de qualidade e com um preço justo.
4. Tenha uma boa organização financeira
Ficar atento à situação financeira também irá ajudar a manter o armazenamento de produtos em ordem. Monitore tudo o que entra e sai para ter parâmetros no setor de finanças e também ajudar no controle do que está sendo mais vendido.
5. Invista em máquinas de qualidade
Vale destacar que, independente do modelo de gestão de estoque utilizado no seu dia a dia, nada substitui o investimento em tecnologia. Adquirir boas máquinas e equipamentos de trabalho é fundamental para otimizar as atividades da empresa e ainda evitar acidentes que comprometem a saúde dos funcionários e o estado das mercadorias.
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